Il y a quelques mois, j'ai participé à l'écriture d'une méthodologie d'un projet. Dans la rédaction de la méthodologie, j'ai proposé d'intégrer la question de la coordination et de décrire des activités pour permettre à l'équipe projet d'intégrer en priorité cet aspect pour mener à bien sa mission.
En parallèle, j'étais en mission sur d'autres projets et j'observais d'importants dysfonctionnements, ce qui créaient au fur et à mesure un climat conflictuel, et une défiance croissante les uns envers les autres.
L'équipe d'experts sur un projet de coopération est un système complexe à prendre en compte quand vous démarrez. Il est important de comprendre que les équipes sont composées de professionnels, exerçant une activité en qualité de salariée et/ou libérale, issues de cultures de travail différentes, missionnées par un client pour réaliser des activités au sein d'un projet de coopération internationale, dans une période donnée et pour un objectif commun.
Et la gestion de ce système complexe nécessite des règles de conduite et un mode de fonctionnement qui doivent être définis collégialement avant de démarrer le projet et avant d'aller à la rencontre des bénéficiaires/ partenaires du programme.
Pour mener à bien un projet, il s'agit dans un premier temps de créer une "équipe", composée d'individualités à un instant "t". Aussi, ma première réflexion s'est basée sur: "comment créer cette équipe, composée de professionnels indépendants, en mission long et court terme"?
Je me permettrais de faire un retour d'expériences basé sur une activité menée dans ma jeunesse. Quand j'étais plus jeune, j'étais membre des sauveteurs en mer. Les équipes étaient en poste sur une période de deux mois. Nous arrivions chacun avec nos cultures de centre de formation, avec nos techniques. Au fil des années, en qualité de chef d'équipe, j 'avais mis en place un mode de fonctionnement basé sur " qu'est ce qui fait notre groupe ?
J'expliquais à mes coéquipiers, que ce n'est pas "uniquement" le chef d'équipe... Chacun est acteur de ce système. Aussi, nous avions mis en place des activités communes (entraînements, petit déjeuner) pour nous permettre de devenir un groupe soudé (surtout dans l'urgence) et de nous rassembler autour d'une organisation, créée par tous les membres de l'équipe. L'objectif était que nous apprenions à nous connaître au fur et à mesure des jours (en réalisant des exercices communs), pour nous permettre d'être efficace dans nos missions respectives. L'objectif visé était que nous ayons confiance les uns envers les autres. Rien de mieux que de faire quelques longueurs, lors de nos coupures journalières, dans une eau à 11 degrés... En qualité de chef d'équipe, j'accompagnais (je ne dirigeai pas) mes équipiers, à chaque "entrainement" en tant que coéquipière, soumise au même traitement...
Transposée dans un projet à l'international, il me paraît essentiel de définir "comment l'équipe s'organisera et comment elle collaborera en toute confiance; pour mener à bien l'objectif de la mission". De définir collégialement des règles de conduite et de coordination entre les membres de l'équipe est indispensable pour créer un climat de confiance et de coopération.
Pour créer et maintenir une relation de confiance, cela nécessite aussi plusieurs ingrédients, qui feront l'objet d'échanges et d'un accord entre les membres de l'équipe :
- Règles d'écoute et de bienveillance dans les communications par oral et par email.
- Règles de reporting et de communication par email (question des copies à tous?)
- Avoir le droit de poser des questions
- Droit de parole à tous les experts, quelque soit son statut et quelque soit son origine dans le projet
- Prise en compte du rôle de chaque expert, quelque soit son statut "court et moyen terme"
- Organisation de réunions de coordination pour être informé des activités de chacun sur le projet.
- Avoir le droit d'alerter en cas de manquements aux règles de fonctionnement et au projet
Une des règles importantes concerne la circulation des informations. Considérer en 2015, que de détenir l'information, c'est détenir le pouvoir... C'est de ne pas prendre en compte que tout est accessible et déjà transmis...aujourd'hui (comme disait Michel SERRES).
Ce qui fait la réussite d'une équipe sur un projet de coopération, ce n'est pas uniquement le contenu, mais c'est la relation de confiance qui aura été créé au sein de l'équipe pour qu'ils acceptent de s'approprier ce contenu (d'informations). Pour illustrer ce propos, j'aimerais citer Philippe Gabilliet, professeur spécialisé en Leadership à ESCP Europe, qui suggère que "Pour créer des opportunités de réussite, (et c'est le cas dans le cadre d'un projet de coopération internationale), c'est déjà d'en être une soi-même!" Et le partage d'informations participent à créer ces opportunités !
Enfin, dans les termes de références d'un projet de coopération, une partie est dédiée aux risques. Une mention est à proposer pour intégrer systématiquement la coordination de l'équipe en interne et la définition de règles de bon fonctionnement de circulation de l'information.
Je n' ai pas abordé la question de la coordination externe de l'équipe qui fera l'objet d'un nouvel article.
Aucun commentaire:
Enregistrer un commentaire